•  AVG verklaring

    Hierbij verklaart Stichting AVG voor verenigingen dat RKVV Emplina het AVG-programma heeft doorlopen en dat RKVV Emplina zelf verklaart dat ze de inspanningen heeft verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

    Met het doorlopen van het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen heeft RKVV Emplina kennis over de materie, die door de AVG wordt geraakt, ontvangen en heeft men zelf verklaard naar eer en geweten aan de wet te voldoen. De onderdelen van de zelfverklaring door RKVV Emplina zijn te vinden op de volgende pagina('s) van deze verklaring.

     

    Aldus opgemaakt te Gorinchem,

     

    d.d. 23-5-2018,

     

    door Stichting AVG voor Verenigingen

    gevestigd aan de Stephensonweg 14 te Gorinchem. 

     

    Door RKVV Emplina is verklaard dat:

     

    De vereniging werkt volgens onderstaande doelbinding:

     

    Lidmaatschap

    Persoonsgegevens:    NAWTE + geboorte datum+ geslacht

    Overeenkomst::         Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website);

    Verwerkingen:           Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten;

    Verwerking door wie: ledenadministratie, ICT, penningmeester

    Bewaartermijn:  

    Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).

    Stakeholder-/lobbycontacten, donateur en geïnteresseerde

    Persoonsgegevens: NAWTE;

    Overeenkomst:       Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via LinkedIn

    Verwerkingen:        Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven of gerichte contacten;

    Verwerking door wie: Relatie beheerder; CZ; Sponsorcommissie

    Bewaartermijn:  

    Gedurende de periode dat men contact heeft en daarna maximaal 2 jaar.

    Medewerkers

    Persoonsgegevens:   NAWTE + geboortedatum, kopie ID en bankgegevens;

    Overeenkomst:         Arbeidsovereenkomst;

    Verwerkingen:          Salariëring;

    Verwerking door we: HRM-afdeling;

    Bewaartermijn:         Afhankelijk van het feit welke gegevens het betreft.

    Vrijwilligers

    Persoonsgegevens:   NAWTE;

    Overeenkomst:         Vrijwilligersovereenkomst;
    Verwerkingen:          Informatieverstrekking;

    Verwerking door wie: ledenadministratie, ICT, penningmeester

    Bewaartermijn:            Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).

     

    Digitale direct marketing (e-mail, facebook, LinkedIn, fax, SMS etc.)

    Persoonsgegevens:    NAWTE;

    Overeenkomst: Digitale toestemming vooraf, b.v. bij aanvragen van informatie of

    inschrijven voor een nieuwsbrief;

    Verwerkingen: Digitaal toesturen van (of benaderen over) informatie over de vereniging en/of producten/diensten;

    Verwerking door wie: ledenadministratie, ICT, voorzitter

    Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect voor de

    vereniging of haar diensten/producten.

    De vereniging verklaart verder:

    Wij als vereniging hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging.

    Wij als vereniging verwijzen in al onze documenten (lidmaatschap overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) waarin persoonsgegevens staan naar onze privacy policy op de website van de vereniging.

    Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.

    Wij als vereniging hebben de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up.

    Wij als vereniging verklaren dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.

    Passende beveiligingsmaatregelen zijn als volgt ingevuld:

    Software is beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord. Computers zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.

    Alle netwerkmappen zijn alleen toegankelijk met een gebruikersnaam en wachtwoord. We hebben meervoudige authenticatie ingevoerd.

    Al onze (besloten) websites zijn ingesteld op gebruik van beveiligde verbinding (=groene slotje =HTTPS). Wij hebben een autorisatie procedure voor het uitgeven van toegang tot onze gegevens.

    Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.

    Wij als vereniging hebben niet alle papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel.

    Wij als verenigingen vragen vooraf geen toestemming voordat we iemand benaderen via digitale direct markering. Sponsoruitingen worden o.a. getoond in de nieuwsbrief en via de voetbal.nl app.

    Wij als vereniging verklaren dat wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen verwerken als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

    Men kan zich niet inschrijven als lid onder de 16 jaar . Ouders/ verzorgers geven bij inschrijving toestemming om de persoonsgegevens te verwerken.

     

    Aldus verklaard door:

    Naam vereniging:       RKVV Emplina

    Naam persoon:           Ron Assinck

    Plaats: Empel

    Datum:            23-05-2018